مشغّل لوجستي وطني

التحدي

كان المشغّل يدير أعماله على ثلاثة أنظمة كان كل منها صحيحاً وقت شرائه. نظام إدارة نقل يحمل الحجوزات والفوترة. وأداة مستودعات منفصلة تحمل المخزون وحركات البوابات. أما الإرسال نفسه فكان يعيش في المكالمات والرسائل ولوحة تخطيط جدارية. ولم يتفق أي من الثلاثة على تعريف الشحنة، فحملت الإرسالية الواحدة ثلاثة معرّفات وثلاث حالات.

وكانت الكلفة تشغيلية لا تقنية. فالمراقبون يقضون ورديتهم في التسوية بدل تحريك البضائع. والعملاء يُعطَون نوافذ تسليم لا يستطيع فريق الإرسال الالتزام بها. ونهاية الشهر تستغرق أسبوعاً لأن الفوترة كان يجب التحقّق منها مقابل حركات مسجّلة في مكان آخر. وكان النمو قد تعثّر مرتين عند القيد نفسه: فإضافة مركبات كانت تضيف عمل تسوية لا سعة.

وكانت محاولتان سابقتان لاستبدال نظام إدارة النقل قد أُوقفتا في منتصف الطريق، فلم تعد هناك رغبة داخلية في تحويل دفعة واحدة. وأي شيء نقترحه كان عليه أن يُبقي العمليات تعمل من اليوم الأول.

ما الذي قمنا به

بدأنا بأربعة أسابيع داخل المستودعات، نوصّف دورة حياة الشحنة كما تجري فعلاً، بما فيها الاستثناءات التي لم تظهر في أي وثيقة إجراءات. وأنتج ذلك نموذج شحنة واحداً يغطي الحجز والتخصيص والنقل والتسليم والفوترة، بهوية واحدة تُحمَل عبر ذلك كله. وكل ما جاء بعد ذلك بُني على هذا النموذج.

وجرى التسليم على مراحل يقف كل منها وحده. أولاً النواة التشغيلية والإرسال، بالتوازي مع العملية القائمة على خط واحد. ثم تطبيق السائق بالتقاط يعمل دون اتصال وإثبات التسليم وتحصيل الدفع عند الاستلام، لأن هناك كان التحسّن الذي يراه العميل. ثم حركات المستودع، ثم الفوترة، ثم بوابة تتبّع العملاء بالعربية والإنجليزية.

ولم يُتقاعَد أي نظام قديم إلا بعد أن عمل البديل شهراً كاملاً إلى جانبه وتطابقت الأرقام. ورُحِّلت البيانات التاريخية مع تقرير تسوية لكل مرحلة، وتُركت الأنظمة القديمة قابلة للقراءة لسجلات المالية والجمارك بدل إطفائها. وكان هناك مسار تراجع عند كل نقطة تحويل، وكان يُختبَر قبل كل واحدة منها.

النتيجة

تحمل منصة واحدة الآن الإرسال والنقل وحركات المستودع والفوترة، وقد تُقاعِدت الأنظمة القديمة الثلاثة بالتسلسل. ويعمل المراقبون من شاشة واحدة. وللشحنة معرّف واحد من الحجز إلى الفاتورة، وهو ما أزال عمل التسوية الذي كان يستهلك معظم يوم فريق العمليات.

وتتحمّل المنصة أكثر من ألف مستخدم متزامن عبر المستودعات والسائقين وحسابات العملاء في أوقات الذروة. وتحسّن استغلال المركبات لأن الإرسال صار يرى الأسطول كله وقيوده في مكان واحد، وصارت وعود التسليم شيئاً تستطيع العملية الوفاء به. وفي السنة الأولى بعد الإطلاق أبلغ المشغّل عن نمو في الإيرادات بنسبة 39%، مدفوعاً بسعة صار يستطيع بيعها بثقة.

ولا نزال نشغّل المنصة ونوسّعها ضمن ترتيب دعم، مع المراقبة والاستجابة للحوادث وقائمة أعمال متجدّدة يُتفق عليها كل ربع.

الأرقام

التقنيات التي نستخدمها